Personvernerklæring og GDPR
Vi Birk Sport verdsetter deg som kunde og din personlige integritet. Derfor ønsker vi den nye personvernforordningen, GDPR, velkommen. Vi er åpne om hvordan vi behandler dine personopplysninger. I denne personvernerklæringen forklarer vi hvordan vi samler inn og bruker forskjellige typer personopplysninger. For oss er det viktig at du forstår og føler deg trygg på vår behandling av dine personopplysninger. Kontakt oss gjerne hvis du har noen spørsmål. I tillegg til denne policyen gjelder også kjøps- og leveringsbetingelser for kjøp på birk.no.
Hvem er ansvarlig for de personopplysningene vi samler inn?
Behandlingsansvarlig er Birk Sport c/o Norgård Sport AS, Løxaveien 19, 1351 Rud. Org.nr: 923 950 591
Hva er en personopplysning?
Alle opplysninger eller informasjon som kan knyttes til deg direkte eller indirekte regnes som personopplysninger, for eksempel navn, adresse, personnummer, kontonummer, fotografi eller IP-adresse.
Hvorfra samler vi inn personopplysninger?
De personopplysningene du gir oss når du blir medlem i vår kundeklubb, bruker våre tjenester (personlig shopping, servicebooking osv.), gjør et kjøp på birk.no eller kontakter oss via kundeservice. Ved arrangementer og markedsføringskampanjer samt når du besøker vår nettside (f.eks. via IP-adresse og informasjonskapsler).
Personopplysninger som Birk Sport har samlet inn fra tredjeparter: I visse tilfeller bruker Birk Sport personopplysninger fra andre kilder, som oppdatering av adresseopplysninger fra folkeregisteret gjennom SPAR.
Hvilke personopplysninger behandler vi og hvorfor?
Når du blir kunde hos oss, samler vi inn følgende personopplysninger: navn, e-postadresse, mobilnummer, postadresse, personnummer og hvordan du ønsker å bli kontaktet. Personnummeret bruker vi for å sikre din identitet og alder samt for å oppdatere vårt kunderegister med dine adresseopplysninger.
Vi behandler også de personopplysningene du gir oss når du kontakter oss via vår kundeservice på telefon, e-post, web eller ved besøk i en av våre butikker.
Nedenfor følger ulike formål (hvorfor) for forskjellige behandlinger og hvilke personopplysninger vi bruker, samt hvilken lovlig grunn vi har for dette.
Når du handler i vår nettbutikk eller bestiller tjenester via vår nettside:
Formål: Håndtering av kjøp på birk.no
Behandlinger som utføres:
- For å levere ditt kjøp på vår nettside. Dette inkluderer varsling.
- Håndtering av betaling samt analyse angående betalingsløsninger, som kan inkludere kontroll mot betalingshistorikk og kredittvurderinger.
- Håndtering av reklamasjons- og garantisaker.
- For å håndtere angrerett.
Personopplysninger som behandles:
Navn, personnummer (hvis medlem), kontaktinformasjon (e-post, adresse og mobilnummer), ordrenummer, kjøpsinformasjon, betalingsinformasjon, kredittvurderinger og IP-adresse.
Lovlig grunn:
Oppfyllelse av kjøpsavtale. Denne innsamlingen av dine personopplysninger er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle våre forpliktelser i henhold til kjøpsavtalen. Hvis opplysningene ikke gis, kan vi ikke oppfylle våre forpliktelser og vi vil derfor måtte nekte deg kjøpet.
Rettlig forpliktelse:
Å håndtere eventuell angrerett er nødvendig for at vi skal handle i samsvar med forbrukerlovgivningen og dermed følge en rettslig forpliktelse. Vi lagrer også din IP-adresse for å oppfylle kravene i henhold til hvitvaskingsloven.
Formål: Håndtering av tjenestene personlig shopping samt servicebooking av sykkelen din
Behandlinger som utføres:
Mottak av booking og avbestilling, kommunikasjon rundt bookingen.
Personopplysninger som behandles:
Navn, kontaktinformasjon og eventuelle notater du selv velger å gi.
Lovlig grunn:
Oppfyllelse av tjenesteavtale. Opplysningene er nødvendige for at vi skal kunne håndtere din booking. Hvis opplysningene ikke gis, kan vi ikke oppfylle våre forpliktelser og vi vil derfor måtte nekte deg service.
Hvordan vi håndterer dine opplysninger i vår kundeklubb:
Formål: Ditt medlemskap i vår kundeklubb
Behandlinger som utføres:
- Sikre din identitet og alder
- Opprette innlogging til "mine sider"
- Oppdatere adressen mot SPAR for å ha korrekte opplysninger
- Beregne bonus, kommunikasjon angående din bonus samt automatisk sende den til din profil (en gang per år)
- Vise kjøpshistorikk på "mine sider" for enkelt å få tilgang til tidligere kjøp.
- Håndtere dine fordeler og tilbud.
- Sende personlig tilpassede produktanbefalinger basert på din kjøpshistorikk.
Personopplysninger som behandles:
Navn, personnummer, kontaktinformasjon (e-post, adresse og mobilnummer) samt for tilpasset kommunikasjon også bosted, kjøps- og brukerdata, geografisk plassering. Angitte kundevalg angående kommunikasjonskanaler (f.eks. e-post og sms). Du kan alltid selv gå inn og endre dine valg på "mine sider".
Lovlig grunn:
Oppfyllelse av avtale for medlemskap i kundeklubben. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen med deg når du har blitt medlem i vår kundeklubb i samsvar med medlemsvilkårene. Hvis opplysningene ikke gis, kan dette innebære at vi ikke kan oppfylle våre forpliktelser og vi vil derfor måtte nekte deg medlemskap.
Ved markedsføring:
Formål: Gjennomføre og håndtere deltakelse i konkurranser og/eller arrangementer
Behandlinger som utføres:
- Kommunikasjon før og etter deltakelse, f.eks. bekreftelse og evalueringer
- Valg av vinnere og utdeling av eventuelle premier
- Personopplysninger som behandles:
- Navn, kontaktinformasjon, opplysninger gitt i konkurransebidrag, opplysninger gitt i evalueringer av arrangementer.
Lovlig grunn:
Berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for å ivareta vårt og ditt interesse i å håndtere din deltakelse i konkurransen og/eller arrangementet.
Når du kontakter vår kundeservice:
Formål: Håndtering av kundeservicehenvendelser (kontakt med kundeservice)
Behandlinger som utføres:
For å håndtere din henvendelse når du kontakter oss via e-post, telefon, chat eller i våre sosiale kanaler. Samt ved servicehenvendelser i butikk.
Utredning av eventuelle klage- og supporthenvendelser.
Personopplysninger som behandles:
Navn, e-postadresse, telefonnummer, informasjonen du gir oss f.eks. angående kjøp eller historikk samt brukeropplysninger (kun medlemmer).
Lovlig grunn:
Berettiget interesse og avtale. Vår rettslige grunn for behandlingen er vår berettigede interesse i å hjelpe deg med din henvendelse, eller for å oppfylle kjøpsavtalen. Hvis opplysningene ikke gis, kan vi ikke oppfylle våre kontraktsmessige forpliktelser og vi vil derfor måtte nekte deg hjelp i henhold til avtalen.
Andre behandlinger av personopplysninger:
Formål: For å evaluere, utvikle og forbedre selskapets tjenester, produkter og systemer for kundekollektivet som helhet (generelle analyser av brukerne som helhet).
Behandlinger som utføres:
- Gjøre vår nettside og tjenester mer brukervennlige.
- Utvikling av underlag for å forbedre våre vare- og logistikkflyter, også sett fra et miljø- og bærekraftperspektiv, forbedre vårt sortiment samt forbedre vårt IT-system for å øke sikkerheten.
- Utvikling av underlag for å planlegge nyetableringer av butikker og lager.
- Gi våre kunder mulighet til å påvirke vårt sortiment.
- Analysen er basert på opplysninger som vi samler inn, som gjør at du sorteres inn i et kundesegment.
- Analysene utføres deretter på et nivå som ikke er knyttet til deg som kunde.
Personopplysninger som behandles:
Klikk- og besøkslogg, alder, bosted, korrespondanse og tilbakemeldinger angående våre produkter og tjenester. Informasjon om hvordan kunden har interagert med oss, f.eks. hvor og hvor lenge forskjellige sider ble besøkt, responstider og nedlastningsfeil. Tekniske data om enhetene som brukes og deres innstillinger (f.eks. språkinnstillinger, IP-adresse, nettleserinnstillinger, tidssone, operativsystem, skjermoppløsning og plattform).
Lovlig grunn:
Berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for å utvikle selskapet og gjøre det mer brukervennlig for besøkende/kunder.
Formål: Forhindre misbruk av en tjeneste eller for å forhindre, forebygge og etterforske lovbrudd mot selskapet
Behandlinger som utføres:
Forebygge og etterforske eventuelle bedragerier eller andre lovbrudd
Personopplysninger som behandles:
Personnummer, videoopptak fra kameraovervåkning, kjøps- og brukergenererte data (f.eks. klikk- og besøkslogg) samt opplysninger om hvordan våre digitale tjenester brukes. Tekniske data om enhetene som brukes og deres innstillinger (f.eks. språkinnstillinger, IP-adresse, nettleserinnstillinger, tidssone, operativsystem, skjermoppløsning og plattform).
Lovlig grunn:
Rettlig forpliktelse eller berettiget interesse. Dersom det ikke foreligger en rettslig forpliktelse, er behandlingen nødvendig for å ivareta vår interesse i å forhindre misbruk av en tjeneste eller for å forhindre, forebygge og etterforske lovbrudd mot selskapet.
Formål: For at Birk Sport skal kunne oppfylle selskapets rettslige forpliktelser
Behandlinger som utføres:
- Nødvendig håndtering i henhold til lovkrav, domstolsbeslutninger eller myndighetsbeslutninger.
- Regler om produktansvar og produktsikkerhet.
- Utvikling av kommunikasjon og informasjon til offentligheten og kunder om produktadvarsler og tilbakekallelser.
Personopplysninger som behandles:
Navn, personnummer (hvis medlem), kontaktopplysninger, betalingshistorikk, betalingsinformasjon, din korrespondanse og brukeropplysninger (kundeklubb). Opplysning om kjøpstidspunkt, kjøpssted og eventuelle feil.
Lovlig grunn:
Rettlig forpliktelse. Denne innsamlingen av dine personopplysninger er påkrevd etter loven. Hvis opplysningene ikke gis, kan vi ikke gjennomføre kjøpet.
Formål: For å håndtere personopplysninger for kontaktpersoner for våre bedriftskunder
Behandlinger som utføres:
- Kommunisere med vår kontaktperson hos bedriftskunden.
- Personopplysninger som behandles:
- Navn, e-post og telefonnummer.
Lovlig grunn:
Berettiget interesse. Behandlingen er basert på vårt berettigede interesse i å utføre og administrere avtalen, utføre oppdrag og for regnskaps- og faktureringsformål.
Hvordan håndterer vi personnummer?
Vi vil bare behandle ditt personnummer når det er klart motivert med hensyn til formålet, nødvendig for sikker identifikasjon eller dersom det foreligger en annen vesentlig grunn. Vi minimerer alltid bruken av ditt personnummer så langt det er mulig ved å, i de tilfellene det er tilstrekkelig, i stedet bruke ditt telefonnummer.
Hvem kan vi dele dine personopplysninger med?
Vi kan dele dine personopplysninger med våre databehandlere, f.eks. selskaper som jobber med fakturaadministrasjon (bank, kortinnløsning), IT- og skytjenester eller frakt og levering samt markedsføring (print og distribusjon, sosiale medier, mediebyråer eller reklamebyråer). Vi kan også dele informasjon med bl.a. rådgivere og revisorer.
I slike tilfeller inngås databehandleravtaler som sikrer at dine personopplysninger behandles i samsvar med denne personvernerklæringen.
Vi kan også dele opplysninger med myndigheter samt banker. Til myndigheter har vi en rettslig forpliktelse til å overføre personopplysninger i visse tilfeller. Banken behandler dine personopplysninger ved f.eks. faktura eller delbetaling. Disse selskapene er selv behandlingsansvarlige for dine personopplysninger.
Hva vi IKKE vil gjøre med dine data:
Vi vil ikke selge dine personopplysninger til tredjepart.
Hvor behandles dine personopplysninger?
Birk Sport bruker IT-leverandører som på våre vegne og i samsvar med våre instruksjoner behandler og dermed overfører visse av dine personopplysninger utenfor EU/EØS. Når vi overfører dine opplysninger utenfor EU/EØS, gjøres dette kun hvis vi har støtte for overføringen i henhold til EUs personvernforordning (GDPR). Når vi overfører dine opplysninger utenfor EU/EØS, vil vi sikre at dette gjøres i samsvar med gjeldende lover og regler for databeskyttelse. Det innebærer at overføringen kan baseres på for eksempel EU-kommisjonens beslutning, standardavtaler eller Privacy Shield. Hvis du har noen spørsmål angående hvordan vi deler dine personopplysninger, eller hvis du ønsker en kopi av de hensiktsmessige sikkerhetstiltakene vi har tatt, er du velkommen til å kontakte oss.
Hva med informasjonskapsler (cookies)?
Vi bruker informasjonskapsler og lignende sporingsmetoder for å levere en god online opplevelse til deg.
Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
Hos Birk Sport behandler vi informasjon om deg som kunde for å kunne gi den beste servicen, og vi lagrer dine opplysninger så lenge opplysningene er nødvendige for å oppfylle formålene som opplysningene opprinnelig ble samlet inn for. Opplysningene kan også lagres så lenge som kreves i henhold til gjeldende lov. Hos Birk Sport har vi kontinuerlige rutiner som sikrer at vi ikke lagrer unødvendige opplysninger om deg, og vi minimerer lagringstiden i så stor grad som mulig.
Dine rettigheter:
Tilgang - Du har rett til tilgang til dine opplysninger. Du kan be om en fysisk eller elektronisk kopi av opplysningene vi har om deg, samt ytterligere informasjon om behandlingen. Kontakt vår kundeservice angående dette. Vi vil deretter sikre din identitet før vi utleverer dine opplysninger.
Rettelse og sletting - Du har rett til å få feilaktige personopplysninger som angår deg, rettet av oss uten unødig forsinkelse. Du har også rett til å få dine personopplysninger slettet av oss, for eksempel hvis personopplysningene ikke lenger er nødvendige for å oppfylle formålene for hvilke de ble samlet inn, eller hvis personopplysningene er behandlet på en ulovlig måte. Du har også rett til i visse tilfeller å supplere ufullstendige personopplysninger. Vi kan behandle personopplysningene selv om du har bedt om dem rettet, dersom det kreves i henhold til lov, eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare våre rettslige krav.
Husk at du som medlem enkelt kan logge inn på "mine sider" for å se og endre dine opplysninger.
Begrensning - Du har rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger i visse tilfeller. Hvis du for eksempel bestrider personopplysningenes korrekthet, kan du kreve at vi begrenser behandlingen av dem i den tiden det tar for oss å kontrollere om opplysningene er korrekte.
Interesseavveining - Du har rett til å protestere mot behandlingen av dine personopplysninger når vi har brukt berettiget interesse som lovlig grunnlag. Vi må påvise tvingende berettigede grunner som veier tyngre enn dine interesser, rettigheter og friheter for å kunne fortsette behandlingen.
Markedsføring - Du har rett til å protestere mot behandlingen av dine personopplysninger i den grad behandlingen skjer for direkte markedsføring. Ved en slik innvending vil vi ikke lenger behandle dine personopplysninger for dette formålet. Husk at du selv kan påvirke hvilke kanaler vi skal bruke for utsendelser ved å gå inn og endre på "mine sider".
Dataportabilitet - Du har rett til å få ut de personopplysningene du har gitt oss, og som angår deg, i et elektronisk format som er allment brukt. Dette gjelder dersom vår rett til å behandle dine personopplysninger er basert på samtykke eller oppfyllelse av avtale (kundeklubb og kjøp). Du har rett til å overføre slike opplysninger til en annen behandlingsansvarlig når dette er teknisk mulig.
Endringer/justeringer i policyen
Birk Sport har rett til når som helst å gjøre endringer i denne personvernerklæringen. Hvis det gjøres vesentlige endringer i personvernerklæringen, vil du som medlem bli informert i god tid før endringene trer i kraft.
Kontakt
Hvis du har synspunkter på vår behandling av dine personopplysninger, eller hvis du vil oppdatere, rette eller slette opplysningene vi har om deg, eller benytte deg av rettighetene som tilkommer deg i henhold til ovenstående, er du velkommen til å kontakte oss på hello@birk.no.
Du har også rett til å klage på behandlingen av dine personopplysninger til Datatilsynet.